置き場に困る「法定保存文書」はトランクルームで保管しませんか？

 

会計事務所、監査法人など、企業様からのご依頼が多い書類保管。
法律により決められた年数の保管義務がある文書を「法定保存文書」といいます。
それぞれの文書ごとに保管期間があるので保管期限を守らなければ法律違反になってしまう場合があります。
どんどん増えて置き場に困る書類、事務所の大切な面積を消費するよりも、トランクルームで書類保管しませんか？　

 

法定保存文書の書類保管期間は？

それぞれの文書ごとに保管期間があります。主な法定保存文書をご紹介しますので、しっかりと把握して確認しておきましょう。

保存期間	文書名
10年	・株主総会議事録、取締役会議事録、監査役会議事録 ・会計帳簿（総勘定元帳など） ・決算書（計算書類）
7年	・取引に関する帳簿（仕訳帳、現金出納帳、固定資産台帳など） ・取引証憑書類（請求書、契約書、見積書など） ・源泉徴収に関する書類（扶養控除等申告書など）
5年	・監査報告 ・会計監査報告 ・従業員の身元保証書、誓約書など ・健康診断個人票
3年～2年	・労働者名簿、雇入または退職に関する書類（3年） ・四半期報告書、半期報告書とその訂正報告書の写し（3年） ・社会保険（健康保険・厚生年金保険）に関する書類（2年）

※国税庁HP「国税庁標準文書保存期間基準」より引用

 

トランクルームで書類保管して事務所スペースを有効活用

どんどん増えていく書類の保管場所困っていませんか？
トラクルームに書類を保管すれば、いままで書類で埋まっていたスペースを他のことに利用できるので、事務所スペースを有効活用できるメリットがあります。
もし事務所が移転するとなった場合でも、いざ荷物をまとめるとなると大変な量になりますが、書類をトランクルームに保管していれば、荷物が少ないので手間がかかりません。移転もらくに行えるメリットがあります。
長期間保存しておかなければならない書類はトランクルームへ保管するのがピッタリです。

 

法定保存文書は快適、安心、便利な場所で保管しましょう

● 快適
全個室、換気や通気に優れている構造の為、温度・湿度調整の必要がないので快適なトランクルームです。清潔で最適な環境で保管しましょう。

● 安心のセキュリティ
法定保存文書は、企業にとって重要文書なのでセキュリティ対策もしっかりとしなければなりません。
レナンドのトランクルームは、防犯カメラ・センサーの他、セコムによる機械警備も完備しており、事務所の保管庫にセキュリティをつけるよりコストがかかりません。レナンドのトランクルームに預けておけば安心です。

● 便利
重たい荷物も駐車場から台車でそのまま個室までらくに搬入。
屋内駐車場なので天候に左右されず、雨でも大切な荷物を濡らすことなく快適で便利に搬入できます。

 

管理に手間やコストをかけないために

トランクルームに書類保管すると、「手間がからずコストを削減できる」「スペースを有効活用できる」などメリットがたくさんあります。
書類保管に困っている方はぜひ一度ご相談ください。
さまざまな部屋のサイズをご用意しておりますので、保管する書類の量にあったお部屋をお選びいただけます。
実際にお部屋の大きさなどを確認いただくことも可能です、お問い合わせお待ちしております。